行政技能、办公和文件档案短期培训项目

1. 培训目标
为学习者提供知识和方法指导，帮助他们提高认识，实践掌握一些基本必要的技能，如：收集、处理和综合信息，提供给机构和领导；提供适当且有效的建议；按要求起草文件；良好的文件、记录和材料管理；熟练操作办公设备；懂得如何在办公室中沟通、行为和规范人际关系；懂得有效地组织、部署和执行所分配的任务……此外，执行一些专职文职和档案官员的基本工作内容。
2. 培训对象
- 现任职于中央和地方国家机关、企业、政治-社会组织行政-办公室、文件-档案部门的官员、公务员和公共雇员；
- 中专、大专院校学生（特别是即将毕业、想在商务机关、政府机关工作的同学）；
- 需要提高行政办公和文件档案知识的组织和个人。
3. 训练时间
01月（工作日或周六周日）
4. 全面的课程知识
需累积的总学分为 05 个学分（75 节），其中包括：
- 必修课程：3个学分
- 选修课：1学分
- 专业实践：1学分
5. 颁发的文凭类型
完成培训课程并达到培训课程全部要求的学员将获得证书。
- 证书名称：“办公室管理、记录和档案管理技能”
- 越南河内国立大学社会科学与人文大学颁发的证书。
6.培训项目内容

注：课程附有详细大纲。
7. 教学设备
- 使用现代化的教室系统和设备，满足课程的学习和教学需求。
- 学生练习设备：文件套、模拟文件、模拟印章、A4 纸、笔、订书机……
8. 教师要求
讲师均为行政办公和文件档案教学领域的专家，拥有硕士或以上学位。
九、实施机构
培训班以在线方式或在学校或地方面对面举办，符合教育培训部、河内国家大学的培训和认证规定以及社会科学与人文大学的培训规定。其中，获得证书的条件如下：
- 学生缺课时间不得超过课程时长的2/3（包括实习）；
- 学生必须完成 02 场笔试或 02 篇期末论文，包括行政 - 办公室技能和能力以及文件 - 档案能力的考试或论文;
- 课程结束时的笔试或论文成绩为05分或以上。

 

1. 模块一：行政及办公室工作概述
本课程旨在使学习者掌握行政办公室工作的基本知识、行政办公室工作的内容和性质以及对行政办公室工作人员的要求。
内容一：行政及办公室工作概述
- 行政理念
- 办公室概念
- 机构和企业的办公室
内容二：行政及办公室工作
- 概念
- 行政和办公室工作的性质
内容三：办公室行政人员要求
- 质量
- 容量
- 技能
2. 模块二：文件档案工作组织管理概述
本课程提供有关文件和档案工作的一般知识以及机关、组织或企业文件和档案工作的组织和管理；帮助学习者在管理和执行文件、档案工作过程中正确执行国家规定，培养批判性思维，指导机关领导完善机关、团体、企业文件、档案规章制度体系。
内容一：组织管理文件档案工作的一般问题
- 组织理念
- 经营理念
- 文献工作、档案工作的概念
- 组织和管理文件和档案工作的概念
- 文件和档案工作的内容
- 组织文件档案工作管理的意义
内容二：文件档案工作组织管理措施
- 组织文件和档案部门
- 档案管理员的选拔和安排
- 传播和发布有关文件和档案工作的指令和说明。
- 组织指导机关干部、职工的文件、档案工作。
- 投资文件和档案工作的资金和设施
- 文件和档案工作的奖励和纪律
3. 模块三：起草和发布文件
本课程为学员提供公文体系的基础知识、公文撰写的要求以及行政公文撰写流程和方法的指导与实践。
内容一：当前文件系统的总体概述
- 法律文书体系
- 行政文件系统
- 专业技术文件体系
内容二：起草文件要求
- 权限和使用要求
- 对格式和呈现技巧的要求
- 内容和风格要求
- 流程和程序的要求
内容三：行政文件起草流程
- 确定解决方案和实施的目的、限制、对象
- 识别文档类型名称
- 收集和处理信息
- 制定大纲并撰写草稿
- 起草浏览/复印/发布文件
内容4：文本编辑方法
- 起草决议的方法
- 公文起草方法
- 报告撰写方法
- 会议记录方法
内容五：练习
- 起草行政文件
- 识别并纠正行政文件中的常见错误
4.模块四：文件管理、印章管理及秘钥存储设备
本课程为学习者提供基础知识，使学习者了解机关、组织机构内文件管理和印章管理的理论、法律和实践问题。
内容一：文档管理概述
- 文件管理的概念和目的
- 在专业文件部门管理时，对文件进行分类
内容二：文档管理操作
- 传入文档管理
- 外发文件管理
- 机密文件管理
内容三：印章及秘钥保管设备的管理与使用
- 密封概念
- 规范印章管理和使用的国家文件
- 印章的含义
- 冲压原则
- 负责管理印章和密钥存储设备
5. 模块 5：创建和提交存档记录
本课程为学习者提供记录保存理论和方法的基本知识，例如：机构和组织中记录保存和管理的必要性；备案的基本要求；为机构和组织建立简介列表的过程和方法；机关、组织在管理活动中建立各类记录的过程和方法。
内容一：现行档案保存工作的概念、目的和意义
- 个人资料概念、当前个人资料概念、个人资料创建概念
- 当前记录类型
- 创建当前个人资料的目的和意义
内容2. 个人资料的基本要求
- 简介必须反映创建该简介的机构或单位的职能和任务。
- 文件中的文件必须相互关联，并反映事件/处理程序的正确顺序。
- 文件中的文件必须高度可靠。
- 记录必须完整且准确地编目。
内容3. 现行备案方法
- 文件准备的原则方法
- 职位简介的创建方法
- 电子归档方式
内容4：组织和管理记录
- 确定文件准备的责任
- 管理机构和单位的当前记录
6. 模块六：归档操作
档案操作课程旨在让学习者对档案工作的作用以及档案操作的具体内容有基本的了解，帮助学习者掌握正确执行档案操作的技能，指导其他工作人员执行档案操作，同时，该课程帮助学习者具备管理和控制档案工作的思维方式。
内容一：文件收集及保管程序
- 档案收藏的定义
- 收集文件存档的意义
- 收集文件归档的基本任务
- 将文件收集到机构档案中的程序和方法
内容二：档案文献分类
- 档案文件分类的定义
- 文献分类的目的、原则和要求
- 机构档案文件的分类程序
内容三：档案文件价值认定程序
- 档案价值确定的定义
- 确定文件价值的原则
- 确定文件价值的方法
- 确定机构档案文件价值的具体标准
- 指导文件估价的工具
内容四：档案文件保存作业
- 档案保存的定义
- 保存档案文件的目的和原则
- 确定档案损坏的原因
- 组织档案文件保存
内容五：组织开展档案文献开发利用的专业活动
- 档案文献开发利用组织的定义
- 组织开展档案文献开发利用的目的和意义
- 档案文献开发利用的组织形式
- 负责提升档案文件的价值
7. 模块七：电子文档归档
本课程旨在让学习者掌握电子文件管理、电子文件归档的法律基础、理论与实践等基础知识，帮助学习者理解和掌握电子文件归档的基本操作；组织和管理信息检索系统，提升电子档案的价值，满足不同的需求。
内容一：电子文档存储概述
- 基本概念
- 电子档案的形成过程及发展趋势
- 电子文件存储管理系统
内容二：电子档案管理
- 电子文档管理、电子档案的连续性模型
- 电子存储的重要性
- 需要电子存储设置
- 引入电子档案管理系统
内容三：电子文档归档基本操作
- 收集并补充电子文档
- 电子文档的科学组织
- 电子文档保存
- 组织电子档案的开发和利用
8. 模块八：行政沟通技巧
本课程为学习者提供行政沟通的基础知识。这些知识旨在帮助学习者认识自己的沟通能力，同时培养和完善沟通技巧，以便在日常生活、办公环境，尤其是行政沟通中有效运用。
内容1：一般沟通问题
- 概念
- 功能
- 沟通流程
- 行政沟通手段
- 沟通失败的原因
内容二：沟通技巧
- 倾听技巧
- 演讲技巧
- 阅读技巧
- 写作技巧
- 情绪控制技巧
内容三：行政沟通技巧
- 行政沟通原则
- 与上级沟通
- 与下属沟通
- 与同事沟通
9. 模块九：活动组织技巧
该课程为学习者提供活动组织技能的基础知识。通过所学理论与实践相结合，学习者能够胜任机关、团体、企业等各类常见活动实施过程中的一些基本工作内容。
内容一：活动组织概况
- 活动概念、活动组织
- 机构内活动形式的分类
- 活动组织在机构中的作用
-活动组织者的要求
- 活动组织办公室职责
内容二：代理机构活动组织流程
- 确定活动的目标和主题
- 策划并执行活动准备工作
- 活动执行
- 解决活动结束后的工作
- 内容3：机构内一些常见活动的组织方法
- 组织研讨会和会议
- 举办机构成立纪念日、授予称号仪式
- 组织开幕式和落成典礼
10. 模块 10：咨询技巧
本课程提供办公室工作的基础知识和技能，帮助学习者承担并顺利完成国家机关、企业或社会政治组织的办公室专业人员的工作。
内容一：咨询技巧概述
- 概念
- 在行政活动中运用咨询技能的情况
- 咨询技能在行政活动中的作用
- 咨询活动的要求和原则
内容二：有效的咨询技巧
- 有效的咨询流程
- 有效的咨询方法
11. 模块11：演讲技巧
课程提供演讲技巧的基础知识：演讲概念、演讲阶段和有效的演讲方法。在此基础上，学习者能够将学科理论运用到实际工作中的演示活动中，并准确评估自身演示活动的成果。
内容一：演示的概念和作用
- 演示概念
- 演讲技巧的概念
- 演讲技巧的作用
内容二：演示活动要求
- 内容要求
- 方法要求
- 效率要求
内容三：有效的演讲技巧
- 准备演示文稿
- 进行演示
- 评估结果
12. 模块12：团队合作技能
该课程为学习者提供有关团队合作技能的基础知识。在此基础上，学习者能够培养团队合作技能，如：团队沟通、团队领导、处理团队冲突等……该课程还帮助学习者建立信心和对自己在工作组中执行任务的角色的认识。
内容一：团队合作技能的概念和作用
- 团体观念和团队合作能力
- 工作组的特征
- 群体形成和发展的阶段
- 团队合作技能的作用
内容二：团体活动成员要求
- 对团队领导的要求
- 对团员的要求
内容三：团队合作技能内容
- 团队设计技能
- 团队合作沟通能力
- 组织/主持小组会议的技能
- 评估和控制团队合作过程的技能
- 解决和管理小组内部的冲突
13. 模块13：冲突管理技巧
课程提供冲突管理的基本知识和技能，使学习者了解冲突的本质，能够区分有益的冲突和有害的冲突；懂得如何根据角色和职责预防和解决机构和办公室内的冲突。
内容一：冲突概述
- 冲突的概念
- 冲突的原因
- 冲突的特征
- 对冲突的看法
内容2：对组织中的冲突类型进行分类
- 按机构内部关系分类
- 按尺寸分类
- 按属性分类
内容三：冲突管理和解决方法
- 防止有害冲突
- 促进有益的冲突
- 冲突管理原则
- 冲突管理方法
- 冲突管理流程
14. 模块14：领导技能
课程为学习者提供领导和管理方面的基本知识和技能，帮助学习者在实际的行政、办公室、文书和档案工作中灵活运用各项领导技能；同时，学习者将更清楚地认识到领导和管理所需技能的重要性。
内容一：领导力和管理学概述
- 领导理念
- 经营理念
- 领导力和管理技能的概念
- 领导技能分类
- 关于领导力的一些想法和理论
内容2：一些领导技能
- 引领变革
- 组织内的知识发展
- 建立组织文化
- 公开演讲
- 员工的选拔、评估和使用
- 领导权力的运用
15. 模块15：时间管理技能
该课程提供时间管理技能的基础知识。在此基础上，学习者能够将学科理论应用于机关、组织、企业及个人的工作和生活中，有效地利用时间。
内容一：时间管理概述
- 时间管理概念
- 时间管理的内容
- 时间管理的意义
内容二：有效的时间管理技巧
- 了解自己
- 了解工作
- 整洁的
- 更好地工作
- 更有效地沟通
- 时间控制
内容三：在办公室管理中运用时间管理技巧
- 执行办公室行政职能的时间管理
- 根据办公室职位进行时间管理
16. 模块16：ISO.9000在办公室管理中的应用
本课程为学习者提供在办公室管理中应用ISO.9000标准集的概念、作用和好处、质量管理体系的要求、在实践中应用该标准的程序以及一些经验教训等基础知识。
内容一：ISO.9000标准概述
- 相关术语
- 介绍 ISO.9000 标准集
- 应用 ISO.9000 标准的原则
- 应用 ISO.9000 标准的好处
内容2：办公室工作中应用ISO.9000标准的过程
- 申请流程
- 实施责任
内容三：在办公室工作中练习应用ISO.9000标准
- 实践办公室部门的建设政策和质量目标
- 练习根据 ISO.9000 标准构建一些业务流程
17. 模块17：办公室文化
该课程帮助学习者清楚地了解组织中形成的文化规范及其对专业活动的影响。特别是，该课程增强了学习者通过在工作场所实施文化标准来促进办公室工作人员在建立、维护和保护组织形象方面的作用的意识和自觉性。
内容一：办公室文化概论
- 文化理念、办公室文化
- 办公室文化的特点
- 影响办公室文化的因素
- 办公室文化评估标准
- 办公室文化的作用
内容二：办公室文化的法律规定
- 建立办公室文化法律法规的必要性
- 办公室文化法律法规建设进程
- 针对当前办公室文化的一些法律规定
内容三：办公室文化建设的导向与措施
- 机关、组织领导的职责
- 办公室经理的职责
- 官员、公务员和成员的职责
18. 模块18：办公室接待
本课程提供机关团体接待及接待工作的基本理论与实践知识，帮助学习者为机关团体办公室领导、领导做好接待工作提供咨询；同时，有能力直接完成所分配的接待任务，为维护、建立和发展机关、组织及企业关系做出贡献。
内容一：机关团体接待工作概况
- 概念和术语
- 接待工作内容
- 接待员的职责
- 接待工作的重要性
内容二：负责组织开展接待工作
- 机构领导的责任
- 办公室和办公室领导的职责
- 单位领导的职责
- 接待部门及接待人员的职责
- 官员和雇员的职责
内容3：办公室接待员职责
- 树立机构形象
- 欢迎和接待客人时的接待礼仪
- 组织活动和会议的接待礼仪
- 沟通礼仪、与客人的行为和风格
- 内部接收协议
19. 模块19：秘书工作
本课程帮助学习者了解秘书和行政助理的角色、职位和基本任务，确保学习者清楚地理解并知道如何使用一些基本的操作工具。
内容一：秘书的职责和岗位
- 秘书的概念
- 机关、组织、企业秘书的职责和职位
内容二：秘书的基本技能和职责
- 支持领导者进行时间管理
- 接待和呼叫管理
- 签名
- 督促并总结报告
- 起草和编辑文本
- 文件和记录管理
- 会议服务
- 支持领导出差
内容三：秘书的个人技能
- 信息技能
- 维持和发展关系的技巧
- 个人危机管理技巧